Cancelar un CFDI: los motivos 01, 02, 03 y 04 explicados

Desde que existe el esquema de cancelación con motivo, ya no basta con apretar "cancelar": hay que decirle al SAT por qué. Son cuatro claves, y elegir la equivocada es de los errores que más trabajo dan de deshacer.

Las cuatro claves

Estas son, con la redacción oficial del catálogo del SAT:

01 y 02: la diferencia que confunde a todo el mundo

Las dos son "emitido con errores". Lo que cambia es si hay una factura que lo sustituye.

01 — con relación. El comprobante tenía un dato mal (RFC, descripción, importes) y necesitas emitir otro correcto en su lugar. El orden importa: primero emites el CFDI correcto, relacionándolo con el UUID del erróneo mediante el tipo de relación 04 – Sustitución de los CFDI previos, y después cancelas el original citando ese nuevo folio. Cancelar primero y emitir después es lo que provoca el error de "no se puede cancelar sin relacionar".

02 — sin relación. El comprobante estaba mal y no va a haber uno que lo sustituya. Se cancela y ahí termina.

En una tienda en línea, el caso típico es 01: el cliente puso mal su RFC o su régimen fiscal y hay que reexpedir. El 02 es más raro; suele aparecer cuando se facturó por duplicado.

03: la operación no ocurrió

La venta se cayó, el pedido se canceló antes de existir, se facturó algo que nunca pasó. No hay error de datos: no hay operación.

Cuidado con un matiz que cuesta dinero: una devolución no es un 03. En una devolución la operación sí ocurrió; lo que hay después es una salida de dinero, y eso se documenta con un CFDI de egreso. Está explicado en nota de crédito por devolución.

04: el cliente pide factura de algo que ya iba en la global

Este es el motivo que existe casi exclusivamente para el comercio electrónico y el mostrador. Emitiste tu factura global del periodo, y después llega un cliente que quiere su factura a nombre propio por una compra que ya quedó dentro de esa global.

La secuencia es: se cancela la global con motivo 04, se emite la factura nominativa del cliente y se reexpide la global sin esa operación. Por eso conviene que tu portal de autofactura tenga una fecha de corte clara — mientras más tarde llegue la solicitud, más incómoda es la maniobra.

El plazo de 3 días hábiles

Cuando la cancelación requiere aceptación, el receptor tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar la solicitud, desde el portal del SAT o a través de un proveedor de certificación. Y aquí está el detalle que casi nadie sabe: si no responde, se considera aceptada y la factura se cancela.

El silencio juega a favor de quien cancela, no en contra.

Cuándo NO se necesita la aceptación del receptor

Hay una lista de supuestos en los que la cancelación procede de inmediato. Entre ellos:

• comprobantes con total de $1,000 pesos o menos;
• los emitidos dentro del día hábil siguiente a su expedición;
• operaciones con el público en general (la factura global);
• CFDI de egreso y de traslado;
• nómina;
• retenciones e información de pagos;
• los recibidos por residentes en el extranjero.

Las dos primeras son las que más ayudan en e-commerce: si detectas el error rápido, o si el ticket es chico, cancelas sin depender de que el cliente entre a un portal que probablemente no conoce.

El error de fondo

Casi todas las cancelaciones evitables nacen de datos de receptor mal capturados. Si el RFC, el nombre o el régimen no coinciden exactamente con la constancia de situación fiscal, el SAT rechaza el timbrado o —peor— timbra algo que después hay que cancelar. Los patrones concretos están en errores comunes en los datos del receptor.